Bedrijfsfeest checklist

Een checklist voor het organiseren van een bedrijfsfeest of bedrijfsuitje is erg handig om gefocust te blijven gedurende het organisatie proces. Het houdt het overzichtelijk wat prioriteit voor jouw evenement heeft en je kan het als referentie gebruiken om te zorgen dat aan alles gedacht is voor een succesvol evenement.

Checklists komen ook van pas wanneer je onverwacht ziek wordt en de organisatie zelf niet kunt afmaken. Een vervanger kan aan de checklisten voor zowel het personeelsfeest als de catering zien wat er al wel en niet gedaan is, en vervolgens bijspringen om toch een onvergetelijke avond te organiseren!  

De volgende tips en stappen kunnen van pas komen wanneer je een bedrijfsfeest gaat organiseren:

1. Budget

De gelegenheid van het event zal bepalen met wat voor verschillende dingen je rekening moet houden in je budget, en hoe groot dit budget zou moeten zijn. Voor de organisatie van een verjaardag op kantoor heb je bijvoorbeeld rond de €100 nodig voor een aantal kaarsjes, een taart om te delen met het team en wellicht een klein cadeautje.

De organisatie van grotere evenementen vereist echter wat meer werk, maar biedt ook meer mogelijkheden. Wanneer je bedrijf bijvoorbeeld een grote nieuwe klant heeft binnengehaald, of je organiseert een feest voor Kerst voor alle collega's, dan moet je met een stuk meer dingen rekening houden wat betreft het budget. Catering van eten, bezorging van alcohol, decoraties, een eventuele locatie, bepaalde leuke activiteiten voor tijdens het event en muziek zijn dingen waarmee je rekening moet houden in het budget.

Dien je voorgestelde budget op zijn minst drie weken voordat het evenement plaatsvindt in bij je eindverantwoordelijke. Dit is belangrijk om te zorgen dat je niet voor verassingen komt te staan met een krapper budget.

keep to your budget when planning your office party

2. Datum, tijd en uitnodigingen

Naast het opstellen van een budget zou je de bedrijfskalender moeten checken voor het kiezen van geschikte datum en tijd. Om dit wat gemakkelijker te maken kan je een online tool zoals Doodle gebruiken, die, nadat je beschikbare opties hebt uitgestuurd naar collega's, een goed overzicht geeft van de beste datum en tijd voor iedereen.

Wanneer je de perfecte datum voor je bedrijfsfeest hebt gevonden, stuur de uitnodigingen eruit en stel een lijst van aanwezigen op.

Planning tip: Ervaring leert dat het handig is zoveel mogelijk essentiële details in je uitnodiging moet zetten om verwarring te voorkomen. Wanneer er een dresscode is, laat dit iedereen dan van tevoren weten!

3. Catering bestellen

De beste manier om het eten te regelen is om een aanvraag te doen bij een zakelijke catering service. Bekijk het catering aanbod gebaseerd op de gelegenheid van het evenement, je locatie en budget. Denk hierbij aan de volgende ideeën:

  • Borrelhapjes om mee te beginnen
  • Wellicht een walk-in diner of een buffet voor het hoofdgerecht
  • Cake, nagerechten en traktaties
  • Verschillende dieet menu's
  • Drankjes zoals bruisend water, sapjes en frisdrank
  • Alcoholische drankjes wanneer dit past voor bij het evenement

Maak gebruik van een cateringsplatform zoals EatFirst, waarbij je gemakkelijk al je wensen voor de gelegenheid invult en je automatisch verrassende mogelijkheden voor catering op maat krijgt afgebeeld. Wanneer je hebt besloten welke catering het best passend is bij jouw event, bestel direct online en laat het op locatie bezorgen voor het gewenste aantal personen. EatFirst zorgt ervoor dat jij en jouw team tijdens het event zelf heerlijk samen kunnen genieten van hapjes en drankjes en zo een onvergetelijke avond kunnen beleven.

4. Feestversiering

Wanneer je bedrijfsfeest een thema heeft of in het teken staat van een bepaald seizoen, wil je wellicht wat feestversiering kopen om je gasten leuk in de sfeer voor het feest te brengen. De mogelijkheden hiervoor zijn eindeloos zolang je een beetje creatief nadenkt.  Voor de jaarlijkse Christmas party: zet een leuke kerstboom neer, hang wat leuke slingers met kerstballen op en zorg bijvoorbeeld voor leuk tafelservies in thema. Het is jouw feestje!

Christmas party table decorations

5. Materiaal

Ongeveer één of twee weken voordat je bedrijfsfeest plaatsvindt, zul je het benodigde technische materiaal moeten regelen. Heeft het bedrijf een speaker op locatie aanwezig voor muziek tijdens het feest? Is er een beamer nodig voor bepaalde activiteiten? Is er nog een aanvraag die gedaan moet worden voor het huren van bepaalde materialen? Je gaat geen karaoke krijgen zonder werkende microfoons en een goede afspeellijst!

Dit is ook het moment om te bepalen of je extra tafels, stoelen of servies moet bestellen voor het evenement.

6. Entertainment

Het is belangrijk van tevoren te bepalen wat voor entertainment je wil laten plaatsvinden tijdens je bedrijfsfeest. Een idee om bijvoorbeeld een zanger te laten optreden zorgt vaak voor een unieke ervaring voor je gasten en maakt de avond onvergetelijk!

Planning tip: Wanneer je een verassing hebt voor je collega's laat dan alvast een tipje van de sluier weten in de uitnodiging! Zo kan je hele team alvast speculeren met elkaar over wat deze verassing zal zijn.

7. Follow up

Een laatste keer afstemmen met je collega's wie wel en niet aanwezig zal zijn bij het feest is cruciaal een week van tevoren te doen. Aan de hand hiervan kan je een laatste keer dubbel checken met de cateraars en verkopers of alles en klopt en geleverd gaat worden op de gewenste datum. Bevestig ook een laatste keer het aantal personen.

Mochten er toch meer personen aanwezig zijn is dit het moment dit door te geven. Op EatFirst kun je heel gemakkelijk je order nog wijzigen. Stel iemand is vergeten speciale dieet wensen door te geven, kan dit gemakkelijk online aangepast worden!

8. Afronden

Een paar dagen voor het feest kun je alvast testen of alle materialen werken die geleverd zijn. Check of je alles hebt voor de geplande activiteiten. Indien deze nog niet gemaakt is, maak een geschikte afspeellijst met muziek afgestemd op de gelegenheid.

Zorg dat het kantoor schoongemaakt wordt en verschuif alle meubels zoals deze moeten staan tijdens  het feest. Wanneer je een verjaardag, afscheid of promotie gaat vieren, zorg dat je een leuke kaart koopt die jullie kunnen ondertekenen met elkaar om de persoon in kwestie te feliciteren/bedanken.

9. Klaarzetten

Op de dag van het feest zelf zal je druk zijn met alle laatste details in gereedheid te brengen om te zorgen dat de organisatie zo makkelijk mogelijk verloopt. Zorg ervoor dat je de verantwoordelijkheden die je zelf niet kan dragen delegeert (je kan niet overal tegelijk zijn!), en dat aanwezigen de nodige instructies krijgen wanneer ze aankomen.

Wanneer de catering aankomt, zet het klaar zoals gewenst in een vergaderruimte, keuken of lunchruimte. Zet de catering op zo'n manier klaar dat het duidelijk is welke gerechten voldoen aan bepaalde dieet wensen. Je wilt voorkomen dat elke glutenvrije brownie al is opgegeten voordat de gast met glutenallergie de kans heeft om een hapje te nemen!

delicious party food catering

Plan voor succes

Wanneer alle vinkjes op je checklist zijn afgevinkt is het tijd om de organisatie rol lost te laten en samen met alle aanwezige collega's te genieten van het feest. Geniet van het lekkere bestelde eten, meng met de gasten en waag wellicht zelfs een dansje! Het zal een feest worden waar jullie nog lang met elkaar over zullen napraten.

Of je nou een nieuwjaarsborrel, Kerstfeest of een zomerse teambarbecue wilt organiseren, gebruik onze tips en wij zorgen ervoor dat op z'n minst de catering een groot succes wordt. Ga naar EatFirst, vul je wensen in en bestel online de catering geschikt voor jouw event.

Klaar om te beginnen?