Wie Du Deinen Arbeitsplatz sicher und effektiv wieder einrichtest -  Erkenntnisse, Erfahrungen und Best Practices

Da sich die Einschränkungen rund um COVID-19 weiter lockern, werden die Leute bald wieder in ihre Büroräume gehen. Aus diesem Grund sind wir sicher, dass viele von Euch begonnen haben, darüber nachzudenken, wie Ihr Euren Arbeitsplatz wieder einrichten könnt. Während die Wiedereröffnung Ihrer Büroräume mit vielen Unsicherheiten und schwierig zu handhabenden Aspekten verbunden sein kann, möchte EatFirst es einfach und so nahtlos wie möglich machen. Wir haben eine Liste mit den wichtigsten Aspekten zusammengestellt, die Du bei der Wiedereröffnung Deines Arbeitsplatzes beachten solltest, um sicherzustellen, dass diese effektiv und sicher erfolgt.

1. Mitarbeiter wieder zur Arbeit einladen

In dieser neuen Welt musst Du die Mitarbeiter möglicherweise langsam wieder an den Arbeitsplatz heranführen. So können sie den Sicherheitsabstand am Arbeitsplatz einhalten, ihr Infektionsrisiko durch den öffentlichen Verkehr in der Anfangsphase reduzieren und die Folgen abmildern, falls jemand doch krank wird. Die wichtigsten Faktoren, die hier zu beachten sind, sind:

a) Ob Du nach Teams rotierst (z. B. Marketing und HR sind heute im Büro, aber Vertrieb und Finanzen sind morgen da) - oder die Hälfte jedes Teams.

b) Wie häufig wird rotiert - täglich, zwei mal zwei Tage, Woche für Woche? Die Antwort hängt davon ab, welche Art der Zusammenarbeit für Dein Unternehmen entscheidend ist (gibt es z.B. gerade komplexe funktionsübergreifende Projekte, oder ist es wichtiger, teamspezifische Ziele zu erreichen). Du kannst auch Deine Mitarbeiter in diesen Entscheidungsprozess mit einbeziehen, z.B. eine kurze Umfrage durchführen, um die Präferenzen der Mitarbeiter zu ermitteln.

‍

2. Implementiere Personalbewegungen und Sicherheitsprozesse

Mache Deinen Mitarbeitern klar, dass sie zu Hause bleiben und nicht arbeiten sollten, wenn sie eines der folgenden Symptome haben:

• Halsschmerzen
• Hohes Fieber
• Unterleibsschmerzen
• Starken Muskelkater und Muskelschmerzen
• Husten
• Laufende Nase und Nasenverstopfung
• Anhaltende Müdigkeit

Erlaube Deinen Mitarbeitern, selbst zu erklären, dass sie diese Symptome nicht haben und sich gesund genug fühlen, um den Arbeitsplatz zu betreten. Wenn Du wirklich kein Risiko eingehen willst, kannst Du sogar den Kauf von berührungslosen Thermometern in Erwägung ziehen und tatsächliche Temperaturkontrollen beim Betreten oder im Laufe der Woche durchführen.

3. Verwalte die persönliche Hygiene

Dies ist mit Sicherheit einer der wichtigsten Schritte in der neuen "Back to Work"-Routine für die Mitarbeiter. Lege spezifische Richtlinien fest, an die sich die Mitarbeiter halten müssen und stell sicher, dass sie wissen, unter welchen Bedingungen sie das Büro betreten können.

Achte auf das Tragen von Masken, stelle Händedesinfektionsmittel im Büro und auf jedem Schreibtisch bereit, ebenso wie Feuchttücher und Reinigungsprodukte in den Badezimmern und der Küche. Der wichtigste Schritt hierbei ist die Aufklärung Ihrer Mitarbeiter und das Vorleben des von Ihnen geforderten Verhaltens. Dies gilt auch für die Führungskräfte des Unternehmens, um zu vermitteln, wie ernst diese Anforderungen sind, und um zu zeigen, dass von allen erwartet wird, dass sie sich daran halten.

4. Was tun, wenn jemand krank wird

Keine Panik! Du musst einen klaren Aktionsplan für den Fall haben, dass dies doch passiert. Wenn jemand erkrankt, bitte ihn, ein oder zwei Wochen von zu Hause aus zu arbeiten, um zu heilen und die Ansteckung anderer zu verhindern. Reinige ihren Schreibtisch mit Desinfektionsmitteln und überwache die Personen, die in ihrer Nähe saßen oder am meisten mit ihnen interagiert haben. Wenn möglich, ermutige alle sich testen zu lassen. Ermutige die erkrankte Person, einen Arzt aufzusuchen und sich eine ärztliche Unbedenklichkeitsbescheinigung ausstellen zu lassen, bevor sie in den Büroraum zurückkehrt.

Ein wichtiger Teil dieses Prozesses ist es, sicherzustellen, dass sich die Personen wohl genug fühlen, um offenzulegen, ob sie sich unwohl fühlen, und ihnen den Raum und die Zeit zu geben, wieder gesund zu werden, während sie von zu Hause aus arbeiten.

Beispielhafte Maßnahmen, die zu ergreifen sind, wenn jemand krank wird:

• Bitte die erkrankte Person, von zu Hause aus zu arbeiten, sowie die Personen, die mit dieser Person in engem Kontakt stehen, z. B. sich im gleichen Bereich des Büros oder der Büroetage befinden.
• Wenn der Verdacht besteht, dass sich die erkrankte Person mit COVID-19 angesteckt haben könnte, führe eine vollständige Grundreinigung und Desinfektion des Büros durch, bevor Du Personen wieder hineinlässt.
  
• Fordere sie auf, einen Arzt aufzusuchen und sich ein ärztliches Attest ausstellen zu lassen, bevor sie zur Arbeit zurückkehren.
• Überwache die Gesundheit der Personen, die in der Nähe der erkrankten Person saßen oder mit ihr bei der Arbeit interagiert haben

5. Konfiguriere den Arbeitsplatz neu

Auch wenn sich zweifellos alle freuen, wieder an die Arbeit zu gehen, hat die Gesundheit Deiner Mitarbeiter immer noch Priorität. Daher solltest Du zumindest in der Anfangsphase einige Maßnahmen zur Minimierung von Gesundheitsrisiken ergreifen. Ziehe diese praktischen Schritte in Betracht:

Unterteilung des Büros in Abschnitte

Dies kann auf verschiedenen Etagen geschehen, oder Du kannst einen großen Bereich in mehrere Abschnitte unterteilen. Der Faktor, den es hier zu berücksichtigen gilt, ist die Verfügbarkeit von Gemeinschaftsbereichen wie Toiletten und Küchen (wenn Du z. B. Küche und Bad sowohl links als auch rechts von der Treppe oder dem Aufzug hast, ziehe in Erwägung, auf jeder Seite ein kleines "abgeschlossenes Büro" einzurichten, und schränke die Personen ein, die sich zwischen den beiden Bereichen bewegen.

Konfiguriere die Schreibtische neu

Du musst überlegen, wie nahe die Schreibtische beieinander stehen und ob Mitarbeiter einen sicheren Abstand zwischen einander einhalten können. Wenn Du einen Dienstplan einrichtest, wie in Punkt 1 oben beschrieben, ist diese Aufgabe natürlich einfacher. Dennoch musst du sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter, die sich im Büro befinden, nicht an einem bestimmten Ort drängen. Eine gute Idee ist es, das Layout des Büros zu verändern und die Schreibtische auf mehrere Plätze zu verteilen, soweit der Platz vorhanden ist. Eine weitere gute Idee ist es, die Schreibtische in der Nähe von Fenstern aufzustellen damit die Mitarbeiter möglichst frische Luft atmen und das einatmen von Aerosolen zu verringern.

Plexiglas Trennwände

Du kannst auch Plexiglas Trennwände zwischen den Schreibtischen anbringen, falls nicht genügend Platz ist um die Tische auseinander zu stellen.

Social distancing Markierungen

Du kannst auch Markierungen auf dem Boden anbringen, die einen Sicherheitsabstand von 1,5 Metern in den Gemeinschaftsbereichen, wie z. B. im Aufenthaltsraum und im Druckerbereich, anzeigen - um zu vermeiden, dass sich die Leute dicht aneinander drängen.

6. Ändern Sie Ihr Büroküchenmanagement

Die Büroküche wird nach dem Coronavirus nicht mehr auf die gleiche Weise funktionieren. Alle Augen werden darauf gerichtet sein, wie hygienisch sie ist, wie man den Kontakt begrenzen und den Bereich desinfizieren kann.

Glücklicherweise gibt es ein paar einfache und nützliche Dinge, die Du in Deiner Büroküche anpassen kannst, um dies zu erleichtern:

Snackspender: Statt dass die Leute mit den Händen in Keksdosen wühlen, kann man bei Snackspendern einen Wasserhahn drehen, die Schale darunter stellen und bekommt seine Portion Snacks direkt eingeschenkt. Stell sicher, dass daneben Feuchttücher zum Abwischen vor und nach jeder Benutzung bereit liegen.

Kaffeemaschinen: Das Gleiche gilt für Kaffeemaschinen. Stell sicher, dass die Mitarbeiter die Knöpfe vor und nach der Benutzung abwischen, und stelle sicher, dass es keine Warteschlangen für Kaffee gibt - vielleicht könntest Du "Sicherheitsabstand"-Markierungen auf dem Boden anbringen.

Reinigungshäufigkeit und -material: Eine Sache, die Du sicherstellen musst, wenn die Mitarbeiter wieder zur Arbeit kommen, ist, dass sie mit Küchenreinigungsmaterial versorgt sind. Du solltest die Häufigkeit Ihrer Reinigung überprüfen, und sicherstellen, dass eine gründliche Reinigung und Desinfektion so oft wie möglich durchgeführt wird, am besten am Ende jedes Tages oder Dienstplans.

Desinfektionsmittel und Handwaschmittel: Du wirst einen ausreichenden Vorrat an diesem Material benötigen. Auch wenn Einschränkungen gelockert werden, ist eine gute Hygiene das ganze Jahr über wichtig.

Single-use items: Für Gäste im Büro oder für den Komfort Ihrer Mitarbeiter wäre es sinnvoll, Einwegartikel bereitzuhalten, damit sich die Mitarbeiter keine Gedanken über die Sauberkeit machen müssen und Du sicherstellen kannst, dass weniger Menschen miteinander in Kontakt kommen.

Überdenken Sie das Essen im Büro: Es ist nicht der richtige Zeitpunkt, große Mittagsbuffets im Büro zu veranstalten. Sicherer bist Du mit individuell verpackten Lunchpaketen. Gerade das Office Catering von Eatfirst und OhMyLunch bietet leckere Mahlzeiten mit viel Abwechslung.

7. Überdenken Sie das Essen im Büro

Sage Nein zu Buffets (zumindest für den Moment)

Jetzt ist nicht die Zeit für ein großes Buffet im Büro. Ziehe als Alternative sichere, individuell verpackte Mittagessen und Mahlzeiten in Betracht. Diese Option kann immer noch sehr lecker sein und bietet eine tolle Abwechslung.

Überdenke die Mittagspause

Die Mittagspause im Büro kann sicherer sein, als wenn sich die Mitarbeiter in die überfüllten Food-Courts wagen. Gerade in diesen Fällen ist das Office Catering mit sicheren, einzeln verpackten Mahlzeiten die beste Option. Du solltest jedoch in Betracht ziehen, diese Pausen zu staffeln, um eine Überfüllung zu vermeiden.

Kontrollieren die Bürosnacks

Überprüfe Deine Obst- und Snackvorräte - vielleicht solltest Du speziell verpackte Obstkisten sowie einzeln verpackte Snacks wählen (und/oder sichere Snackspender verwenden, wie oben empfohlen).

Änderungen bei der Kaffeeversorgung

Wenn Du dich dazu entschließt, die Kaffeemaschine vorerst stillzulegen, solltest Du Deine Schränke mit Kaffeebeuteln und Teebeuteln bestücken, um sicherzustellen, dass Deine Mitarbeiter weiterhin ihren morgendlichen Koffeinschub (oder nachmittäglichen Muntermacher) genießen können.

Wir halten Ihnen den Rücken frei

Wir können Dir spezielle COVID-sichere Küchen- und Vorratsoptionen anbieten, die Dir bei der Neugestaltung Ihrer Büroküche helfen. Ruf uns an unter 1300 851 900 für eine ausführliche Beratung über Deine Bedürfnisse.

8. Finde neue Wege der Geselligkeit und des Team-Bondings

Das Team-Bonding wird aus zwei Gründen für einige Zeit nicht mehr so aussehen wie zuvor. Zum einen ist es natürlich die soziale Distanz am Arbeitsplatz, und zum anderen wist Du dich vielleicht daran gewöhnen, dass ein großer Teil Deines Teams nach Ihrem Dienstplan von zu Hause aus arbeitet.

Aber es gibt Möglichkeiten, dies zu umgehen. Individuell verpackte Mahlzeiten, Einzelportionsbesteck und sogar Heimlieferoptionen bedeuten, dass niemand in Deinem Team auf eine Mahlzeit oder ein Bonding-Event verzichten muss. Du kannst entweder die Veranstaltungen für den Teil des Teams, der im Büro ist, mit Office Catering rotieren lassen oder Veranstaltungen durchführen, die sowohl in Dein Büro als auch zu den Wohnungen Deines Teams geliefert werden.

Beispiele dafür sind Freitagabend-Drinks, Pub-Quiz, Trivia und vieles mehr! Heute ist es wichtiger denn je, dass sich Dein Team verbunden fühlt, auch wenn nicht alle gleichzeitig im Büro sind. Sei also kreativ bei den Möglichkeiten, die Du ihnen bietest, um sich zu verbinden.

9. Helfen Sie den Mitarbeitern, sich wieder wie zu Hause zu fühlen

Im Moment mag sich alles etwas nüchterner und kälter anfühlen, aber das bedeutet nicht, dass Du Deinen Mitarbeitern nicht trotzdem zeigen kannst, dass Du dich kümmerst. Wenn überhaupt, dann ist das jetzt wichtiger denn je.

Eine Sache, die wir vorschlagen, ist, Deine Mitarbeiter mit einem "Welcome Back Pack" zu überraschen. Mit allem, was sie brauchen, um die neuen Büroräume in Angriff zu nehmen und einer personalisierten Notiz, die sie zurück willkommen heißt.

Ideen für das "Welcome back pack":

• Individuelle snacks
• Eine Flasche kombucha or soft drinks
• Ein paar Tee- oder Kaffebeutel
• Eine personalisierte Notiz zum Willkommenheißen
• Anleitungen & Hinweise für die Nutzung des Raumes
• Ein Mini-Händedesinfektionsmittel für unterwegs und den Arbeitsweg

10. Pflege Deine Bürokultur

Die Aufrechterhaltung Deiner Bürokultur ist in dieser Zeit und während der Wiedereingewöhnung wichtig. Dies wird nicht nur dazu beitragen, dass sich alle wieder wohl fühlen, sondern es wird auch Wunder für die psychische Gesundheit Deiner Mitarbeiter bewirken.

Tipps zur Pflege der Bürokultur:

• Feier alle Deine Erfolge: und mach es bekannt! Stelle sicher, dass Du die Positivität aufrecht erhältst, indem Du die Aufmerksamkeit auf alle Erfolge als Unternehmen und auch für Einzelpersonen lenkst.
  
• Transparenz ist der Schlüssel!: Halte die Kommunikation aufrecht, auch wenn Du zurück ins Büro gehst
• Behalte den Spaß bei: Ganz gleich, ob Du einen unserer Tipps unter #8 anwendest oder dir eigene Ideen für die Teambindung einfallen lässt, vergiss nicht, Spaß zu haben

‍